Organisation du Système des Achats, des Biens & Services à La C.M.D.T.

• Introduction :

Le groupe C.M.D.T. SA possède ses propres procédures, dont celle de l’approvisionnement en biens et services.

• Passation des marchés :

La politique de passation des marchés du groupe C.M.D.T . SA est pilotée au siège par la Direction des Approvisionnements (D.Appro).

1. Organigramme de la Direction des Approvisionnements :

b- Passation des Marchés :

Le groupe C.M.D.T. SA organise ses achats suivant un planning de passation des marchés qu’il se fixe chaque année après l’adoption du budget.  

Ce planning tient compte du déroulement de ses activités et des délais de réaction des potentiels fournisseurs.

Les achats du groupe C.M.D.T . – SA sont classés comme suit :

• Achats industriels : regroupent les pièces détachées et matériel électromécanique destinés à l’installation et à la maintenance des usines, du parc auto, des centrales d’énergie, les travaux de génie civil et des engins, les hydrocarbures, les lubrifiants, etc. ;
• Achats agronomiques : les achats d’intrants agricoles se font en rapport avec la Confédération des Sociétés et Coopératives de Production de Coton (C-SCPC) et l’OHVN, ils concernent : le complexe coton, les complexes céréales, l’urée, les insecticides, les herbicides, les fongicides, les appareils de traitement, les engrais organiques, le phosphate naturel granulé, et la chaux agricole ;
• Les achats administratifs : ce sont les fournitures de bureau, les meubles, le matériel informatique et bureautique, etc. ;
• Et aussi les prestations de services.

Les besoins sont satisfaits à partir d’appels à concurrence. Ces appels à concurrence ont pour objectifs de faire des achats de qualités conformes, aux meilleures conditions de prix et de délai de livraison convenable.

Ils se caractérisent par :

• Une ouverture à la concurrence nationale ou internationale par une publication nationale et/ou internationale ;
• Une technique de sélection obéissant à des normes de compétitivité (qualité, prix, délai de livraison, service après-vente, etc..).

• Organisation des achats :

A – les Intrants agricoles :

La Confédération des Sociétés Coopératives de Production du Coton (CN-SCPC), la C.M.D.T . et l’OHVN, constitué en GIE - Approvisionnement en Intrants et Appareils de traitement, organise chaque année des appels d’offres internationaux pour la satisfaction des besoins d’intrants.

B- Intrants industriels :

Le groupe C.M.D.T . SA s'approvisionne suite à des appels à la concurrence dans le but d'obtenir le mieux disant dans la transparence, et dans l’équité. Ils ont pour objectif de faire des achats aux meilleures conditions de prix, de qua­lité et de délais de livraison et de règlement.

Ces appels à la concurrence sont organisés suivant les spécificités des besoins et de l'importance du montant prévisible de chaque marché.

Il se caractérise par :

• Une ouverture à la concurrence nationale ou internationale afin de bénéficier de la meilleure qualité au meilleur prix ;
• Une publication ;
• Une technique de sélection obéissant à des normes de compétitivité et de sécurité (prix, qualité, délai, service après-vente).

Les procédures d'approvisionnement changent en fonction de l'importance du montant de l’engagement et des risques à prendre. Conformément à nos procédures d'approvisionnement, la C.M.D.T . organise :

• Une consultation restreinte (CR) lorsque les achats sont inférieurs à vingt-cinq millions FCEA (25.000.000 FCFA) ;
• Un Appel d'Offres restreint (AOR) lorsque les achats sont supérieurs à vingt-cinq millions mais, intérieurs à cinq cents millions FCFA (500.000.000 FCFA) ;_
• Un Appel d'Offre Ouvert ou International (AOI) lorsque les achats sont supérieurs à cinq cents millions FCFA (500.000.000 FCFA).

En fonction de certaines contraintes (par exemple l’urgence du besoin, la spécificité des fournitures, fournisseur ou prestataire déjà connu, défaillances de certains fournisseurs, pannes imprévisibles), la Direction Générale peut opter, exceptionnellement, d'organiser un AOR, une CR ou une consultation par entente directe (demande de cotation).

• Administration des achats :

Les appels à concurrence sont organisés par une commission des appels d’offres dont les membres sont désignés suite à une décision de direction générale.

• Composition de la Commission des Appels d’Offres:

Elle comprend des membres suivants :

-a) dans les filiales :

La commission d'appel à la concurrence est composée de :

• Président : Le Chef de Service des Ressources Humaines et Juridiques ;

Sont membres :

• Le Chef de service/Division qui exprime un besoin à satisfaire ;
• Le Chef de service/Division Comptabilité et Finance ;
• Le C/Division contrôle de gestion ;
• Le C/Division /Section de Gestion des stocks qui est le rapporteur de la

- b) au siège :

La CAO est constituée par les Directeurs Centraux ou leurs représentants, et d'autres cadres invités comme personnes ressources (en cas de besoin).

La Commission des Appels d'Offres est composée de:

• Le Contrôleur de Gestion Principal (Président de la CAO), membre permanent ;
• Le Conseiller Technique du Président Directeur Général, membre permanent ;
• Le-Directeur Financier-et Comptable ou son représentant, membre permanent ;
• Le Directeur des Affaires Juridiques et du Contentieux ou son représentant, membre permanent ;
• Le Directeur des Approvisionnements membre permanent ;
• Le Directeur concerné par le DAO ;
• Le chef service achats (assure le secrétariat).
• Toute autre personne ressource, membre non permanent.
  
  
• Présentation des Offres :

Les soumissionnaires sont tenus de faire trois enveloppes distinctes logées dans une grande enveloppe. Les trois enveloppes contiennent respectivement :

• 1^ère enveloppe : les pièces administratives ;
• 2^ème enveloppe : les offres techniques ;
• 3^ème enveloppe : les offres financières.

 Sur chacune des trois enveloppes seront mentionnées le numéro de DAO, le nom et l'adresse du soumissionnaire ainsi que le contenu de l'enveloppe. Ces trois enveloppes sont logées dans une grande enveloppe qui ne doit porter aucun signe distinctif en dehors de la mention suivante :

 « Secrétariat de la Direction des Approvisionnements de la C.M.D.T .-SA. A N'OUVRIR QU'EN SEANCE D'OUVERTURE DES PLIS » N° de DAO….. ».

• Principe d'ouverture et d'analyse des Offres :

La première enveloppe contient les pièces administratives :

Cette enveloppe est ouverte lors de la séance publique et les vérifications portent surtout sur les conditions de rejet.

Lorsqu'un dossier est rejeté, le soumissionnaire peut récupérer ses plis techniques et financiers à la fin de la séance d'ouverture contre décharge au secrétariat de la D. APPRO.

Les autres dossiers, reconnus recevables part la CAO, feront l'objet d'analyse à huit clos par la

Commission technique d’analyse des offres (CTAO).

A la fin du dépouillement des offres administratives et après désignation des membres de la CTAO, la CAO ordonne à la D. APPRO de remettre les enveloppes des offres techniques et financières, sous plis fermés, au Président de la CTAO, pour analyse dans un délai imposé par la CAO.

A l'échéance du délai, le Président de la CTAO remet le rapport technique signé par tous les membres de la C TAO à la Direction des Approvisionnements, qui fait des copies pour tous les membres de la CAO. Ensuite, la DAppro demande au Président de la CAO de fixer une date pour son examen.

Dans son rapport technique, la CTAO, pleinement responsable de ses évaluations, procédera à un classement des offres et le cas échéant, la proposition justifiée de l'élimination d'un soumissionnaire.      

Après l’examen dudit rapport, la CAO valide le rapport et donne mandat à la CTAO d’ouvrir et d’analyser les offres financières, ou dans le cas échéant demande la reprise de l’analyse technique.

 Suite au mandat de la CAO,

La CTAO, procède à l'analyse des offres financières. La CTAO corrige les aberrations dans les listes de prix unitaires, vérifie les calculs des montants à partir des prix unitaires corrigés, les modalités de règlement et l'appréciation de la couverture financière du soumissionnaire.

Le Président de la C TAO remet son rapport final à la CAO qui prend en compte le mieux disant qui associe les spécifications techniques, l’expérience avec la C.M.D.T . et les offres financières.

La CAO tire ses conclusions du rapport final de la CTAO pour ensuite dresser son PV dans 1equel elle propose au Président Directeur Général un ou plusieurs adjudicataires avec les raisons de son choix.

Les enveloppes financières des soumissionnaires non retenus ne seront pas ouvertes et elles leur sont remises à première demande contre décharge.

• Transit Import :

Le transit import s’occupe des opérations de transit des matériels, machines, pièces détachées, emballages et tous autres biens importés par la C.M.D.T . SA en HT-HD (hors taxes hors douane) et acheminés par voie routière, ferroviaire ou aérienne.

Elles portent également sur l’apurement des produits importés en admission temporaire (emballages synthétiques et cretonnes, fil de fer, liens, encre et diluant) auprès des services de douane.

Un dossier d’appel à concurrence est initié chaque année, à l’issue duquel la C.M.D.T . SA retient au moins trois transitaires.